Nebenkosten 2025: Frist endet am 31. Dezember

Für Vermieter und Verwalter ist der Jahreswechsel die wichtigste Frist des Jahres. Die Betriebskostenabrechnung für 2025 muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, also bis zum 31. Dezember 2026.

Danach sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. Ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen.

Was bis zum Jahreswechsel zählt und welche Fehler am meisten Geld kosten, zeigt dieser Beitrag.

Was gilt für den Zugang?

Entscheidend ist, dass die Abrechnung rechtzeitig beim Mieter ankommt. Versendet früh genug und dokumentiert den Versand, etwa per Einwurfeinschreiben oder Übergabe mit Quittung.

Kurz: Wer erst am 30. Dezember zur Post geht, verlässt sich auf Glück.

Was muss eine Abrechnung enthalten?

• Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
• Verteilerschlüssel mit Erklärung, wie er angewendet wird
• Anteil des Mieters an den Kosten
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Die Abrechnung muss nachvollziehbar sein, und Mieter dürfen die Belege einsehen.

Welche Fehler kosten am meisten?

• Nicht umlagefähige Kosten stehen drin, etwa Verwaltung oder Instandhaltung
• Der Verteilerschlüssel passt nicht zum Mietvertrag
• Leerstand wurde auf die übrigen Mieter umgelegt
• Der Zeitraum ist länger als zwölf Monate
• Beim Mieterwechsel sind die Verbräuche nicht sauber getrennt
• Heizkosten sind nicht nach der Heizkostenverordnung verteilt, die 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verlangt
• Die CO2-Kosten sind nicht nach dem Stufenmodell aufgeteilt

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Wie wird es nächstes Jahr entspannter?

Das Muster ist immer gleich: Belege liegen verstreut, Zählerstände kommen spät, im Dezember wird es eng. Ein fester Jahreslauf löst das: Belege laufend ablegen, Zählerstände zum Stichtag erfassen, Versorgerrechnungen bis zum Frühjahr prüfen, Abrechnung bis zum Sommer erstellen. Dann bleibt ein halbes Jahr Puffer für Rückfragen.

Fazit

Rechnet die Abrechnung 2025 jetzt fertig, nicht im Dezember. Und plant den Ablauf für 2026 gleich mit.

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Passend dazu: E-Rechnung ab Januar 2027: Seid ihr dran?.

FAQ

Kann ich nach dem 31. Dezember noch nachfordern?

In der Regel nicht. Eine Ausnahme gilt, wenn ihr die Verspätung nicht zu vertreten habt. Das ist eng ausgelegt, verlasst euch nicht darauf.

Und wenn mein Mieter ein Guthaben hat?

Das Guthaben müsst ihr auch bei verspäteter Abrechnung auszahlen.