E-Rechnung ab Januar 2027: Seid ihr dran?

Zum 1. Januar 2027 beginnt die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht. Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen solche Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ab dem 1. Januar 2027 müssen größere Betriebe sie auch ausstellen.

Die Grenze liegt beim Vorjahresumsatz. Und die Frage lautet: Seid ihr drüber?

Wer betroffen ist, was als E-Rechnung gilt und was ihr bis Jahresende klärt, steht in diesem Beitrag.

Wer muss ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro liegt, für Umsätze an andere inländische Unternehmen. Wer 2026 höchstens 800.000 Euro erreicht, darf für 2027 noch Papier oder PDF nutzen. Für Leistungen aus 2026, die erst ab Januar abgerechnet werden, lohnt ein Blick auf die Details im BMF-FAQ.

Kurz: Der Umsatz 2026 entscheidet über 2027.

Was gilt als E-Rechnung?

Ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch lesen kann, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn es am Bildschirm gleich aussieht. Für den Datenaustausch per EDI gibt es eine Sonderregel ohne Umsatzgrenze bis Ende 2027.

Was solltet ihr bis Jahresende klären?

1. Umsatz 2026 abschätzen und die Schwelle prüfen, im Zweifel mit dem Steuerberater
2. Prüfen, ob eure Rechnungssoftware E-Rechnungen erzeugen und lesen kann, und wann das Update kommt
3. Einen zentralen Posteingang für Rechnungen einrichten und festlegen, wer ihn betreut
4. Kundenstammdaten ergänzen, bei Behörden etwa die Leitweg-ID
5. Archivierung klären: aufbewahrt wird die Datei, nicht nur ein Ausdruck

Rechnungen aus eurer eigenen Software? Individualsoftware besprechen

Fazit

Die Umstellung dauert länger, als man denkt, weil Software, Stammdaten und Abläufe zusammenpassen müssen. Wer im Dezember anfängt, steht im Januar unter Druck.

Bei Auftrags- oder Verwaltungssoftware fragt ihr beim Anbieter nach dem Format. Bei Individualsoftware lässt sich die Ausgabe gezielt einbauen. Bei Standardprodukten, auch bei unseren, prüft den aktuellen Funktionsumfang, bevor ihr euch auf einen Termin verlasst.

Passend dazu: Nebenkosten 2025: Frist endet am 31. Dezember und Cloud-Wechsel ohne Gebühren ab Januar 2027.

FAQ

Muss ich schon jetzt E-Rechnungen empfangen?

Ja, seit dem 1. Januar 2025. Dafür reicht ein Postfach, das solche Dateien annimmt, und Software, die sie liest.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein, sie betrifft inländische Umsätze zwischen Unternehmen.