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Zeiterfassung 2026: Das gilt schon heute
Erfassen müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit schon seit 2022. Ein Gesetzentwurf soll Form und Fristen regeln. Was bekannt ist, was nicht, und was Schichtbetriebe tun.
Wer noch denkt, die Zeiterfassung komme erst mit einem neuen Gesetz, irrt. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Das folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz.
Offen ist nur die Form. Und genau die soll ein Gesetz regeln.
Wir ordnen ein, was heute schon gilt, was zum Entwurf bekannt ist und was Schichtbetriebe jetzt tun können.
Das Wichtigste in Kürze
- Erfassungspflicht gilt seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022
- Eine bestimmte Form schreibt die Rechtsprechung nicht vor
- Ein Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vom 16. Juni 2026 liegt vor, beschlossen ist nichts
- Die Koalition will die Vertrauensarbeitszeit erhalten
Was gilt heute?
Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen erfasst werden, auch bei mobiler Arbeit. Pausen und Überstunden müssen nachvollziehbar sein, damit Höchstgrenzen und Ruhezeiten geprüft werden können. Papier und Tabelle genügen, wenn sie vollständig und nachvollziehbar geführt werden.
Kurz: Die Pflicht ist da, die Form ist offen.
Was ist zum Gesetzentwurf bekannt?
Im Lobbyregister des Bundestags ist ein Entwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes mit Datum 16. Juni 2026 geführt. Laut Medienberichten soll die Erfassung grundsätzlich elektronisch erfolgen, mit Erleichterungen für kleine Betriebe und einer wöchentlichen statt täglichen Höchstarbeitszeit, wenn Tarifverträge das erlauben. Amtlich bestätigt habe ich diese Einzelheiten nicht, das Ministerium nannte die Fassung zunächst eine interne Arbeitsfassung.
Der Bundesrat hält fest, dass die Koalition die Vertrauensarbeitszeit beibehalten und von der Erfassungspflicht ausnehmen will. Er fordert zugleich, auch eine nicht elektronische Erfassung zu ermöglichen.
Was könnt ihr als Schichtbetrieb jetzt tun?
- Prüfen, ob eure heutige Erfassung vollständig ist: Beginn, Ende, Pausen, Überstunden
- Ruhezeiten von elf Stunden und Pausenregeln automatisch kontrollieren, nicht nachträglich
- Zeiten sofort erfassen statt am Monatsende nachtragen
- Den Stand beim Ministerium im Blick behalten, bevor ihr ein System kauft
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Fazit
Die Pflicht ist keine Zukunftsmusik. Wer jetzt sauber erfasst, ist auf jede Form vorbereitet, die das Gesetz am Ende vorschreibt.
Wie der Umstieg aus Excel abläuft, steht im Beitrag zum Dienstplan in Excel. Wachtivo enthält Zeiterfassung per Smartphone und Dienstplanung in einem System. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Passend dazu: Schatten-KI: Richtlinie in einer Stunde.
FAQ
Reicht eine Excel-Tabelle?
Rechtlich ja, wenn sie vollständig und nachvollziehbar ist. Praktisch scheitert sie an Lücken, nachträglichen Änderungen und dem Aufwand am Monatsende.
Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?
Das Arbeitszeitgesetz nennt zwei Jahre für Aufzeichnungen über Überstunden. Dazu kommen Fristen aus Mindestlohn- und Steuerrecht, klärt sie mit eurem Steuerberater.
Quellen: Bundesarbeitsgericht: Beschluss 1 ABR 22/21 · § 3 Arbeitsschutzgesetz · Arbeitszeitgesetz · Bundesrat Drucksache 30/26
Stand: 15. Oktober 2026. Gesetze und Fristen ändern sich. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
